Что такое Z отчёт и как часто его нужно снимать

Что такое Z отчёт и как часто его нужно снимать

Не всем предпринимателям обязательно использовать в своей бизнес-деятельности контрольно-кассовую технику, но если такой аппарат должным образом зарегистрирован в ИНФС, то при его применении нужно строго соблюдать кассовую дисциплину во избежание серьезных штрафов. Одним из обязательных элементов работы каcсира-операциониста является снятие Z-отчета. Что это за документ, для чего он нужен, как поступать в случае его утери, а также каким санкциям могут подвергнуться предприниматели за неправильную Z-отчетность — обо всём подробно ниже.

Что такое зет-отчёт

• данные счетчиков денег на начало и конец смены;
• общую сумму выручки до момента гашения;
• сумму возвратов денег, если они имели место;
• сумму предоставленных скидок;
• сумму по аннулированным чекам.

В состав отчета о закрытии смены входит:

• название, номер, дата и время ФД;
• название, ИНН пользователя;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер ФН;
• адрес осуществления расчетов;
• фискальный признак документа И сообщения, кроме случая печати ФД на бумажном носителе;
• Ф.И.О. лица, уполномоченного пользователем на формирование ФД.

Помимо прочего, в отчете надо указать и другие сведения. Например, потребуется уточнить ИНН, кассира, номер смены, количество кассовых чеков, непереданных ФД и прочее в соответствии с п. 7 Приложения № 1 Приказа ФНС № ЕД-7-20/662.

Сняли Z-отчет, что дальше?

Подготовленный отчет о закрытии смены нужно подколоть или подклеить к «Справке-отчету кассира-операциониста». В кассовый журнал отдельной строкой заносится информация по «зетке»:

• дата каждого документа;
• его номер;
• гросс-итог (сумма в начале и по завершении смены);
• суммы продаж, возвратов, скидок и т.п.

Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).

Хранить снятые Z-отчеты, как и использованные ЭКЛЗ, нужно не менее 5 лет, ответственность за сроки и сохранность несет руководитель.

ВАЖНО! Берегите эти документы, не теряйте и не выбрасывайте снятые Z-отчеты, даже если они были проведены мастером при наладке кассового аппарата, содержат нулевые показатели или сняты в качестве пробы. Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.

Ежесуточный контроль

«Зетка» является документом строгой финансовой отчетности.

Снимать ее нужно после смены или рабочего дня, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. Если этого не сделать, то кассу заблокируют. Все кассовые аппараты по распоряжению законодательства оснащены системой автоматической блокировки при превышении 24-часовой смены. Пока не будет снят Z-отчет касса не сможет производить никаких операций.

Особенности Z-отчета

1. Каждый отчет о закрытии смены имеет свой порядковый номер, поэтому в журнале кассира не должно быть пропусков.
2. Повторно снять его или отменить нельзя, так как он фиксируется в фискальной памяти аппарата и на контрольной ленте.
3. Если операции по кассе не производились в течение 24 часов, можно снять нулевой Z-отчет.
4. В течение смены или рабочего дня можно снимать любое количество Z-отчетов, каждый должен быть оформлен отдельно и подшит к справке операциониста.
5. После распечатки Z-отчета второй раз его снять невозможно, пока не будет проведена любая операция по кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Самый первый отчет с гашением, снимаемый в ИНФС при регистрации контрольно-кассового аппарата, там и останется: его отсутствие никак не повлияет на правильность оформления кассового журнала. А вот со всеми последующими следует быть особенно внимательным.

Z-отчет утрачен, как быть?

В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:

• с неопытными работниками, по незнанию выбрасывающими такой важный чек;
• вследствие ремонта аппарата, когда отчет пробивает мастер для проверки, не всегда его догадываются сохранить;
• если чек не пропечатался из-за поломки кассы, неполадок с лентой или бумагой, аварийного отключения электроэнергии;
• если чек утерян;
• когда документ порвался, затерся, был залит или испорчен как-то иначе.

Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.

Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением

1. Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
2. Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
3. Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
4. Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

ВАЖНО! Руководитель вправе наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно.

Забыли снять Z-отчет вовремя?

В конце смены «зетку» не сняли, а совершили это действие в начале следующего дня? Так бывает нередко, тем не менее, это нарушение, «поймав» на котором, налоговая не поскупится на штрафы. Причина окажется в том, что по документам выручка окажется несвоевременно оприходованной.

Не стоит уповать на то, что налоговая не будет сличать даты отчетов и оприходования денег в кассу. Вполне может случиться, что нарушение «выплывет» в результате обслуживания представителей юридического лица. Получив чек за товар или услугу, пробитый определенной датой, он может подать его в бухгалтерию своей организации для отчета по потраченным финансам. Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже.

Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.

Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Выявленные налоговой проверкой нарушения Z-отчетности чреваты серьезными штрафами для руководства организации.

Отсутствие одной или нескольких «зеток» – это нарушение ст. 19.7 КоАП РФ, так как по факту это – непредоставление представителям государственных органов требуемых ими сведений.

За это должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб., а юридические – в десятикратном размере.

Если налоговики сочтут, что неоформленные Z-отчеты представляют собой неповиновение требованиям надзорного органа (п. 1 ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф может быть выписан на сумму от 500 до 2000 руб. Точная сумма штрафа зависит от нарушителя ─ гражданин или должностное лицо.

Источник https://assistentus.ru/kassa/z-otchyot/